Integrerade system

Full transparens och färre moment med integrerade system

I denna artikelserie går vi steg för steg igenom hur tjänstebolag kan effektivisera sin verksamhet genom ett anpassat systemstöd. Dagens avsnitt behandlar projekthantering och hur integrerade system kan underlätta ditt arbete.

När jag är ute hos kunder och potentiella köpare stöter jag förvånansvärt många gånger på manuella rutiner för tidrapportering, periodisk fakturering och uppföljning av projekt. Vanliga verktyg är papper och penna, rapportering via personligt Excelark eller om man är riktigt avancerad en delad Excelbok.

Problem är ofta att många system är inblandade och det blir därför lätt dubbelregistrering av data. Först lägger användaren upp projektet i affärssystemet, sen i tidrapporteringssystemet, sen i projektverktyget, sen i utläggsprogrammet. På toppen av detta vill man givetvis ha informationen tillgänglig i CRM-systemet så att man får överblick av kunden. Känner du igen dig?

För att slippa manuell hantering brukar branchen utgå ifrån två lösningsmodeller:
1. Integrera skilda system och använda olika applikationer, så kallade Best of breed, för respektive område
2. Hitta ett system som hanterar alla funktioner

Som jag ser det finns det inte bara två möjliga lösningar, utan en oändlig variation beroende av vilka processer som kunder behöver stöd för. För att illustrera ett exempel skall jag berätta om en kund vi arbetade med tidigare under våren. Kunden körde sin tidrapportering i molnet via en Best of breed-applikation (vidare kallad projektverktyget). Processen de använde var:
1. Projektdeltagare skickade tidrapportering till projektledaren i form av ett exceldokument
2. Projektledaren registrerade tidraderna i projektverktyget
3. Fakturaunderlag skapades i projektverktyget
4. Ekonomiavdelningen registrerade manuellt fakturan i befintligt affärssystemet och skickade till kunden

Problemen kunden upplevde var flera:
1. Säljarna kunde i sitt CRM-system inte följa händelser i övriga verktyg
2. Supportavdelningen kunde inte se vad som åtgärdats när deras kunder ringde
3. Ekonomiavdelningen hade svårt att besvara fakturafrågor då de inte hade tillgång till tidradsinformation

Lösningen för oss blev med utgångspunkten i Dynamics CRM, integrerat med Sharepoint och Endeavor Software för Projekt och tidrapportering. Denna lösning innebar följande:

  • All försäljning drivs via CRM från lead till stängd affär.
  • Alla offerter skapas i CRM och säljchefen får därför full kontroll på sin offertstock.
  • Samtliga projekt drivs i CRM och alla i organisatonen kan se vilken fas projektet befinner sig i samt vilka aktiviteter som återstår.
  • En integration mellan Sharepoint och CRM innebär att alla dokument som är kopplade till ett projekt finns synliga CRMs projektmodul. Dokument som är relaterade till en kund finns synliga i kundkontot.
  • Teknikerna registerar all information om respektive kunds tjänster i CRM och hela organisationen kan därför se aktiva tjänster direkt i kundkontot.
  • Tidrapportering förs in i CRM för respektive projekt och pris samt faktureringsmodell styrs av det projektavtal som ligger inlagt i CRM.
  • När projekten slutförs kan kundens tekniska plattform levereras direkt från CRM via en enkel knapptryckning.
  • Supportmejl kommer in direkt i CRM och hanteras enligt ett strukturerat arbetssätt. Detta innebär en bättre överblick samt större statistikmöjligheter.

Genom denna lösning gick kunden från att använda sju system till att idag använda två. För vår kund var detta den bästa lösningen, det vill säga att utgå från en standardprodukt (Microsoft CRM) som vi anpassade efter kundens speciella unika behov. Vill du ha hjälp att utvärdera potentiella lösningar för dina behov, kontakta oss gärna.

Projekthantering, Tjänsteföretag