Implementera

Så implementerar du ett affärssystem

Detta är del tre i vår artikelserie med goda råd för hur du väljer, upphandlar, implementerar och driftsätter ett nytt affärssystem. Del två kan du läsa här.

I dagens inlägg vill jag ge dig fyra råd att ha med dig när du skall implementera ett affärssystem.

1. Hjärtkirurgi
Skulle du välja den närmaste privatkliniken för en allvarlig hjärtoperation? Det skulle säkert vara det mest praktiska. Och skulle du välja den klinik som skyltade med det lägsta priset? Med öppenvård skulle du till och med kunna spara in på kostnaden för en inläggning. Och då gör det inget att operationen utförs av en yngre reservläkare som inte är färdigutbildad, eller hur?

Jämförelsen mellan en implementering av affärssystem och en hjärtoperation är faktiskt mer slående än du kanske först tänker. Läkarvetenskapen är idag så avancerad att även mycket komplicerade operationer kan genomföras på ett säkert sätt. Detta innebär dock inte att varje kirurg har de färdigheter som krävs. På samma sätt som att alla kirurger inte klarar av alla operationer, kan inte alla leverantörer av programvara för affärssystem faktiskt helt klarar av en implementation. Ert företag måste ju kunna fortsätta att köra sina processer under implementeringen. Få företag har dessutom råd att bekosta ännu en implementering om den första misslyckas.

För att säkerställa implementeringens kvalitet är ni tvungna att ställa rätt krav på system och leverantör. Har vald leverantör genomfört lyckade implementeringar? Vem har dokumenterad erfarenhet, inte bara med den här typen av system utan även inom er bransch? Fatta inte ett beslut utan att först ha talat med er kommande projektledare.

2. Betydelsen av uppbackning för projektet
Alla vet att ett projekt för implementering av affärssystem som inte involverar slutanvändarna är en riskabel satsning. Det betyder dock inte att hela företaget måste involveras. Är det nödvändigt att känna till varje kollegas åsikt om logistik? När det väl kommer till kritan blir ju inte alla tillfrågade när nya kontorsmöbler ska väljas eller när nästa veckas lunchmeny ska bestämmas. Men människor är lika upptagna av de här frågorna som det nya affärssystemet. Det är naturligtvis också viktigt med en bred uppbackning. Men den kan man uppnå på mer än ett sätt. Ge urvalsprojektet ett namn. Ordna ett kick-off-event. Ge ut ett nyhetsbrev som skickas ut regelbundet. Tilldela projektteamet en permanent och synlig plats i byggnaden.

3. Önskas: Engagerad ledning
Processer, arbetsmetoder och samarbeten ändras. Många människor har en motvilja mot förändringar. En person är rädd att förlora sin anställning. En annan är rädd för att förlora sitt inflytande, eftersom kunskap är makt. En tredje gruvar sig för att hans arbetsinsats ska kontrolleras mer ingående. Hur kan ledningen hålla medarbetarna informerade och motiverade? Ledningen måste informera om varför ett nytt system är nödvändigt. Det kan handla om att informera om hur arbetsmetoder måste ändras, vilka aspekter av processen som är av intresse för enskilda anställda, vilka beslut som kommer att fattas och hur man måste vara uppmärksam på både implementeringen och på företagets speciellt viktiga storkund. Det är också ledningens uppgift att skapa en överblick över processen – och, om moralen avtar, hålla medarbetarna motiverade.

4. Implementering är teamwork
Leverantören och kunden är tvungna att genomföra implementeringen tillsammans. I slutändan kan ingen av dem utföra uppgiften själv. Ändå är uppmärksamheten på den kvalitet och erfarenhet som varje part bidrar med ofta för ensidig. Företag kräver bra konsulter och vill träffa projektledaren innan den slutliga ordern godkänns. Men omvänt är det också mycket klokt om leverantören formulerar förutsättningar för superanvändarna.

5. Vem gör vad?
Vid varje implementering finns aktiviteter som kan delegeras till antingen leverantören eller internt hos kunden. Det kan t.ex. handla om att skriva en uppsättning arbetsinstruktioner och att lära upp slutanvändarna. Kräv ett klargörande tidigt – i en preliminär fas. Undvik dessutom att acceptera beskrivningar där uppgiftsansvaret inte har fastställts. Genom att tidigt klargöra detta, lägger ni grunden till ett friktionsfritt arbetsförlopp och en effektivare process.

Nästa vecka rundar vi av processen med att skaffa nytt affärssystem och ger tips på vad du skall tänka på när du driftsätter.

Denna artikel är framtagen i samarbete med QBS group.

Affärssystem