Upphandla ett affärssystem

Så upphandlar du ett affärssystem

Detta är del två i vår artikelserie med goda råd för hur du väljer, upphandlar, implementerar och driftsätter ett nytt affärssystem. Del ett kan du läsa här.

I dagens inlägg vill jag ge dig fyra tips att ha med dig när du skall upphandla ett affärssystem.

1. Rabatt = Minnesförlust
Bland användare av professionell programvara kan man ofta observera en lustig företeelse. I samma ögonblick som det magiska ordet ”rabatt” nämns under upphandlingar, glömmer företag allt de tidigare lärt sig. Denna märkliga form av minnesförlust kan ofta få katastrofala följder. Behovet av ett nytt affärssystem kan ofta bero på bristande underhåll av det gamla systemet, att leverantören lägger ner sin verksamhet eller till och med att implementeringen helt misslyckats. Även om dessa företag förmodligen har lovat sig själva att aldrig gå i samma fälla igen, frångår de till sist ändå sina tidigare beslut. Varför? Jo, för att varje gång en rabatt förs på tal drabbas de av minnesförlust. Kunder använder flera sätt att hitta möjliga besparingar på:

  • Kan vi spara pengar genom att låta oerfarna konsulter med begränsad kunskap leda projektet? Varför då inte prova det?
  • Kan vi minska budgeten genom att slopa dokumentering av anpassningarna? Låt oss då göra det!
  • Kan vi reducera utgifterna genom att offra säkrandet av den framtida verksamheten?

Låt dig inte förblindas av möjligheterna till rabatt. Att jaga största möjliga besparingar kan sluta med att det blir dyrare på längre sikt. Pröva att skriva ner era viktigaste erfarenheter på ett stort pappersark och hänga upp det på väggen. På så sätt minskar risken att du glömmer erfarenheterna när ni ska sätta igång att välja nästa system.

2. Kort implementeringstid är bättre än rabatter
Att köpa implementeringsstöd handlar inte om att lyckas få det lägsta priset. Det handlar främst om vilken betydelse implementeringens längd har för verksamheten. Irritationen över en långdragen implementeringsfas håller i sig länge efter att ni glömt glädjen över att ha lyckats få ett lägre pris. Under en implementeringsperiod för affärssystem är företagen ofta tvungna att hantera särskilda kostnader. När nyckelmedarbetare deltar i arbetet med implementeringen är till exempel tiden som de kan avsätta för sina normala arbetsuppgifter begränsad. Detta sätter press på viktiga processer och det blir svårt att upprätthålla den normala arbetstakten. Eftersom ni måste ta hand om både det gamla och det nya systemet, fördubblas arbetet med underhåll, uppdateringen av maskin- och programvara och systemkostnaderna.

Leverantörer av affärssystem kan hjälpa er att korta ner implementeringsperioden så att ni får en snabbare avkastning på företagets investering. Avstå från att kräva rabatt på tjänsteerbjudanden om ni vill undvika att anlita juniorkonsulter. Seniorkonsulternas högre timpris är väl använda pengar, eftersom seniorkonsulterna tillför ett kvalitetslöfte till ert projekt. De bidrar dessutom till att ni får en snabbare avkastning på investeringen genom att motverka fördröjningar av systemets driftstart.

3. Kriterier för val gör underverk
I praktiken är det oftast så att företag väljer att fokusera på funktion när de ska fatta sitt beslut. Dessa måste dock under implementeringens gång erkänna att konsulternas kompetens, projektledarens erfarenhet och rätt processer är faktorer som är precis lika viktiga. På längre sikt utgör dessutom egenskaper hos leverantören, som till exempel finansiell styrka och tillväxt, också relevanta aspekter. Funktionen hos ert framtida affärssystem har naturligtvis stor betydelse, men du bör ändå alltid betrakta detta som ett bland flera relevanta urvalskriterier. Du vet förmodligen själv vilka andra kriterier som också är särskilt viktiga för er. Aspekter som erfarenhet inom er bransch, i vilken utsträckning ett säkrande av den framtida verksamheten erbjuds, leveranskvaliteten och inte minst den totala årliga kostnaden kommer dock alltid att vara precis lika självklara kandidater till din checklista.

4. Systemlösningar som en tillfällig övergångslösning
I valet av ett nytt system är det viktigt att ta ställning till vilka funktionskrav som finns just nu, men ofta stannar fokus där och många företag glömmer att skapa funktioner som är oumbärliga i framtiden. Istället läggs utvecklingskrafterna på att skapa systemanpassningar som en metod för att få en smidigare övergång från det gamla systemet. Precis som vid alla andra förändringsprocesser så kan introduktionen av ett nytt affärssystem skapa motstånd. Du kommer snabbt att vänja dig vid att människor säger saker som: ”Ja, men i vårt nuvarande system…” eller ”Men det vi är vana vid är ju…”. Men oftast är motståndet mer subtilt och får i gengäld dyrbara följder. I dessa fall är det helt nödvändigt att ledningen informerar om sin ståndpunkt. Detta räcker dock inte alltid för att skapa full uppbackning. Till slut används systemanpassningar för att försöka tillmötesgå användarna. Den typen av anpassningar görs för att få det nya systemet att likna det gamla i så hög utsträckning som möjligt.

Efter att användarna har vant sig vid att använda det nya systemet blir de införda anpassningarna ofta överflödiga. Trots detta betalar ni pliktskyldigt för underhåll av dem i flera år. Om frågan om migrering av en ny version dyker upp på agendan, är det ofta just de införda anpassningarna som skapat många problem. Det är värt att investera i de funktioner som är viktiga för företaget och som ni tidigare saknade. De funktioner som däremot endast är avsedda att göra övergången till det nya systemet smidig kommer att försämra er avkastning på investeringen – dvs. investeringens lönsamhet.

Nästa vecka tar vi ett stort kliv in i processen att skaffa nytt affärssystem och ger tips på vad du skall tänka på när du implementerar.

Denna artikel är framtagen i samarbete med QBS group.

Affärssystem