Välja affärssystem

Så väljer du ett affärssystem

Idag startar vi en helt ny artikelserie där jag i fyra steg går igenom vad du bör tänka när du väljer, upphandlar, implementerar och driftsätter ett nytt affärssystem. Dessa kommande artiklar har jag försökt hålla generella så att det är tillämpligt oavsett vad ni sysslar med i just er verksamhet.

I denna första artikel vill jag ge fem goda råd till dig som ska välja affärssystem. Min förhoppning är att du med dessa råd kan undvika de vanligaste problemen som kan leda till potentiellt höga kostnader och en felaktig investering i valet av affärssystem.

1. Säkerställ långsiktig utveckling genom en bestående leverantör
Enligt analysföretaget IDC finns det 12 000 aktiva leverantörer av affärssystem i hela världen. Detta antal kommer förmodligen att minska dramatiskt, precis som inom andra IT-områden. Ingen vill implementera ett system för att kort efter att systemet installerats upptäcka att leverantören inte finns kvar längre. Implementering och utbildning i att använda systemet är direkt kopplat till det specifika affärssystemet. Om du skrotar systemet kan du lika gärna säga adjö till investeringen. Detta är ett skäl till att Endeavor arbetar med Microsoft, för att kunna lova våra kunder en produkt som kommer utvecklas många, många år framöver.

2. Ställ realistiska krav
Du vet vad som händer för den som gapar efter mycket: En allt för omfattande önskelista kan leda till lång installationstid och höga kostnader. Detta kan tyvärr innebära att vissa funktioner till och med hinner bli daterade innan de tas i drift. Ju fler avdelningar och medarbetare som är involverade i processen för att ta fram en kravspec, desto längre blir listan. Här behöver du vara smart i balansgången mellan att inkludera och exkludera – fråga leverantören hur de kan hjälpa till i processen.

  • Fokusera på företagets riktning istället för på specifika funktioner, exempelvis integration, flexibilitet och kontinuitet.
  • Var uppmärksam på hur specifika krav kan påverka komplexiteten.
  • Ta hänsyn till kostnad/nyttoförhållandet för de funktioner som önskas.

3. Fokusera på er verksamhet när du väljer leverantör
Att begära information och presentation från en mängd olika leverantörer är kostsamt och tidsödslande både för dig och leverantörerna. Detta gäller särskilt om du senare bestämmer dig för att stryka några leverantörer från listan för att de inte har någon relevans inom din bransch eller för att de inte har ett uppdaterat användargränssnitt.

  • Korta ner din långa lista av kandidater innan du startar urvalsprocessen.
  • Skriv ner era fem viktigaste urvalskriterier och använda dessa kriterier för att välja två potentiella leverantörer.
  • Fördjupa dig i de två toppkandidaterna.

På så sätt sparar du massor av tid och energi och får kontroll över dina utgifter för arbetet med urvalet.

4. Fokusera på de mänskliga faktorerna tidigt i processen
Fler och fler undersökningar pekar på att de avgörande faktorerna för lyckade affärssystemsprojekt handlar mer om människor och organisationer än om funktion och egenskaper. Den avgörande skillnaden mellan ett affärssystem som hjälper eller skjälper hittar man ofta i användarorganisationen. Proaktiv support och engagemang från användarorganisationens ledning har vid upprepade tillfällen visat sig vara en avgörande faktor. Projekt där ledningen, så snart förhandlingarna är avslutade, vänder ryggen till projektet leder alltid till dåliga resultat. Den allmänna inställningen till förändring är dessutom också viktig. En annan viktig faktor är kunskapssnivån hos de viktigaste användarna och den interna projektledaren. Fråga leverantörerna hur de arbetar med att säkerställa kompetensen hos er organisation.

Ta med dig dessa tips när du står inför att välja affärssystem, så minskar du risken för en felaktig investering.

Nästa vecka kommer vi gå till steg två i processen med att skaffa ett nytt affärssystem och behandlar ämnet för hur du upphandlar ett nytt affärssystem.

Denna artikel är framtagen i samarbete med QBS group.

Affärssystem