Affärssystem

Så driftsätter du ett affärssystem

Detta är den fjärde och sista delen i vår artikelserie med goda råd för hur du väljer, upphandlar, implementerar och driftsätter ett nytt affärssystem. Har du missat våra tidigare inlägg? Ingen fara! De finns att läsa här:
Så väljer du ett affärssystem
Så upphandlar du ett affärssystem
Så implementerar du ett affärsystem

I dagens inlägg vill jag ge dig fyra tips som du kan ta med dig när du skall driftsätta ett affärssystem.

1. Det verkliga värdet av kunskap
Idag betraktas det som ett allmänt känt faktum att rätt användning av affärssystem har extremt stor betydelse för affärsverksamheten. Tyvärr är det fortfarande många företag som inte satsar på sin hantering av kunskap om affärssystem. Medarbetare för in sin fackkunskap från områden som till exempel bokföring eller inköp i affärssystemet, men de kompetenser som är nödvändiga för att använda dessa kunskaper i affärssystemet blir mer och mer avgörande. Även den duktigaste inköparen kan nämligen inte längre fungera utan systemet.

I det långa loppet handlar effektiv användning av ett affärssystem om utbildning. Detta gäller självfallet under den inledande implementeringen, men också när systemet ska introduceras för nya medarbetare. Det gäller dessutom efter övergången till nya versioner. Kontinuerlig utbildning och träning för era medarbetare i ert affärssystem är naturligtvis inte billigt. Men att ignorera kunskapsutbyte kommer med all säkerhet att bli dyrt.

2. Programvara för affärssystem: Kostnad eller investering?
Traditionellt betraktas programvara för affärssystem som en kostnad. Även om fler och fler företag i allmänhet inser att kvaliteten på tillgänglig information påverkar företagets resultat, präglas företagen dock fortfarande mycket av fokuseringen på kostnader.

Många företag är missnöjda med sin nuvarande programvara. De vanligaste klagomålen är att programvaran är svår att använda, brister i innovation och att den inte är tillräckligt flexibel. Utan att ha något val tar slutanvändare sin tillflykt till Excel – vilket är en tidskrävande process som minskar transparensen och ökar risken för felkällor. Kostnadsfaktorn spelar en väsentlig roll även fortsättningsvis när ett nytt system ska väljas vilket innebär att bra leverantörer kan falla bort även i ett tidigt skede. Föreställ dig var ni hade kunnat vara idag om ni valt en annan lösning sist ni bytte system. Efterföljande versioner skulle kanske haft den funktion som ni nu är i så starkt behov av.

Genom att sluta betrakta programvara som en kostnad och istället se den som en investering, får ni ett annat perspektiv på utmaningen att välja system. Vinsten med ert nya system, antalet år ni kan använda och avskriva systemet och möjligheten att uppgradera till kommande versioner av systemet blir plötsligt mycket viktigare.

3. Kämpa för dina rättigheter till affärssystemet!
När man fastställer ramarna för ett nytt affärssystem, får användarrättigheterna till slut vanligtvis en låg prioritering i budgeten. Ofta förs antalet användarlicenser vidare från det gamla systemet utan närmare granskning. Så hur förväntar sig medarbetare, som inte har direkt tillgång till systemet, att bli informerade? Om du tycker att lösningen är skriftliga översikter, så tänk om. När informationen så småningom har samlats i en form som kan skrivas ut, är den förmodligen redan föråldrad. Detsamma gäller Excel- och Access-filer. Värdet av information minskar med tiden och föråldrad information kan till och med bli farlig vid en viss tidpunkt. Många av dessa misstag kan förebyggas genom att ge medarbetare direkt tillgång till systemets information. Så varför inte göra det då? Jämfört med den totala kostnaden för att välja ut, köpa in och implementera affärssystem, är kostnaden för några extra användarlicenser ganska liten. Följderna av att använda föråldrad information kan å andra sidan bli enorma.

4. Är ni ett snabbt eller långsamt företag?
I dagens ekonomi talar man mycket om snabba och långsamma företag. De snabba företagen vinner, medan de långsamma inte kan hänga med. Många företag kämpar med att skaffa fram information. Orsaken till detta kan ofta spåras tillbaka till IT-arkitekturen. Företag som använder uppdelade system måste arbeta hårt och lägga mycket tid på att skapa en komplett bild av hur det går för företaget. När denna bild så småningom har skapats, ger den i verkligheten endast en tillbakablick på det som varit.

För vad betyder det att ha tillgänglig information, om den information du får ut av systemet den 25 maj bygger på information från den 30 april? Du uppnår inget annat än en titt i backspegeln. Och om du kör bil genom att bara orientera dig med backspegeln, dröjer det inte länge förrän du hamnar på fel sida av vägen. Detsamma gäller när man leder ett företag. Vid den tidpunkt du blir uppmärksam på nya attraktiva möjligheter är det dessutom redan för sent.

Kontakta oss gärna för fler tips på vad ni skall ha i åtanke vid införandet av ett nytt affärssystem.

Denna artikel är framtagen i samarbete med QBS group.

Affärssystem