Endeavor, trivas på jobbet

7 tips för att få användarna att använda IT-systemet

Att köpa in och komma igång med ett nytt IT-system är ett jobb som, förutom teknikaliteter, ofta kräver interna förändringar och utvecklingsprocesser. Med förändringsledning, eller Change Management, kan ni se till att motivera era medarbetar till att börja använda de nya tekniska lösningarna.

Vi har pratat med Change Management-proffset Björn Lindell för att ta reda på hur man ger sin verksamhet bästa möjliga förutsättningar för att lyckas med förändringsledningen. Här nedan har vi samlat hans sju bästa tips!

1. Svara på frågan “Varför?”

Den första och mest väsentliga frågan som ni behöver besvara för att komma igång med förändringen är varför. Den här frågan är helt central för att era medarbetare ska förstå syftet med den aktuella förändringen. Ett svar på “varför?” kan vara att ni behöver spara pengar eller att ni behöver bli mer digitala. Oavsett vad svaret är kommer det ligga till grund för ert fortsatta arbete med den aktuella förändringen.

2. What’s in it for me?

För att motivera era användare till att använda systemet behöver de inte bara förstå varför förändringen ska ske, utan också på vilket sätt den kommer gynna just dem. Som grupp och som individer. Om du inte förstår hur du som person kommer påverkas och gynnas av förändringen är det svårt att bli motiverad till att nyttja systemet.

3. Gör en grundlig analys

För att förstå vilka förändringar som behöver göras krävs ofta en grundlig analys av er verksamhet. Ställ er själva frågor som “vad kommer förändringen innebära?” och “vilka roller och team kommer påverkas av den, direkt och indirekt?”. När ni får klarhet i den här typen av frågor är det lättare att förstå syftet med förändringen, och därefter driva den framåt!

Hur ser du till att ditt IT-projekt får den nytta och effekt som du önskar?

Lyssna in och ta del av hur aktiv förändringsledning kan ge önskat resultat!

Se inspelat webinar här!

4. Skapa förståelse för individens behov

Vissa personer tycker att förändring är det bästa som finns, medan andra behöver ett batteri av skäl för att bli motiverade till att vara med på en förändringsresa. När du väl har svarat på frågan varför blir det lättare att förstå vilka individer som känner vad, och därifrån skapa en bild av hur de bäst bör motiveras. Vissa personer behöver få vara involverade i själva processen, medan andra tycker att det är viktigare att ha en tydlig målbild, med uppföljning mot målet. Oavsett vilket behöver ni bemöta och anpassa förändringen efter alla olika individer i verksamheten.

5. Sätt nyckeltal, utvärdera och styr om!

Som i de flesta projekt är det viktigt att sätta upp tydliga KPI:er och nyckeltal som ni kan förhålla er till under resan. De kan vara såväl mindre som större mål, huvudsaken är att ni definierar och formulerar dem. Genom att göra det kan ni på ett proaktivt sätt utvärdera arbetet och därifrån ändra kurs om eller när det behövs.

6. Se till att ledningen visar riktning

För att lyckas med den önskade förändringen krävs det att ledningen är involverad och visar riktning. Även om ni är många andra som jobbar med förändringen så måste ledningen ta ansvaret för den och äga arbetet. Då är det en förutsättning att det finns och ges tid till att arbeta med förändringarna. Det behöver med andra ord finns med i dagordningen, även hos ledningen.

7. Börja inte fem i tolv

Ett förändringsarbete ska göras förebyggande och inte som en nödlösning fem minuter i tolv. Redan när ni klubbat att förändringen ska genomföras är det dags att börja jobba med den. Helst ska era användare redan innan ni påbörjat arbetet ha bearbetat frågan varför och skapat en förståelse för hur förändringen kommer gynna bolaget, gruppen och individen.

Om du är intresserad av att lära dig mer om Change Management, och hur det kan hjälpa er att få användarna att använda systemet – kontakta Björn Lindell på bjorn.lindell@endeavor.se.

Björn Lindell Endeavor

Björn Lindell

Regionchef/Konsultchef

Kontakta Björn om du vill veta mer om hur du genom en smart affärsprocess får ett lyckat IT-projekt som gör livet enklare för användaren.

bjorn.lindell@endeavor.se
+46 735 19 88 33

 

Har du funderat på hur ni kan jobba klokare och använda er tid bättre?

Ge oss en timma av din tid så visar vi hur du kan arbeta mer effektivt och frigöra tid!

Boka digital workshop!