Helene på ENdeavor, CRM- och Affärssystem

5 sätt att få bättre leveranser genom smart projekthantering!

Projektledaren har en viktig roll i att driva projektet framåt, och fullfölja det. Det innebär bland annat att se till att alla vet vad som ska göras och när under resans gång. För att underlätta den här processen finns det en rad IT-system och lösningar som kan hjälpa till att effektivisera projekthanteringen, förbättra leveranserna och bidra till mer lyckade projekt.

Vi pratade med Magnus Franzén, projektledare på Endeavor, för att bena ut vad smart projekthantering egentligen är – och vilka system och funktioner som kan fungera som bra stöd under projektets gång!

1. Sätt en realistisk plan

Smart projekthantering handlar om att kunna kombinera tid, kostnad och kvalitet på bästa möjliga sätt, utifrån kundens önskemål. Det är det här som all projektledning bygger på. Om fokus ligger på kostnad och kvalitet är det detta som styr – och tiden som prioriteras ner.

Om tiden istället är prioriterad tummar man hellre på kostnaden, eller till och med kvaliteten för att komma i mål snabbare. Vad som är prioriterat kan vara väldigt olika från projekt till projekt – därför behöver du planera utifrån det som kunden vill prioritera redan i projektets uppstart.

En ärlig och tydlig dialog mellan kunden och leverantörens projektledare banar väg för en realistisk plan, och ett lyckat projekt.

2. Power BI underlättar för rapportering och uppföljning

Power BI är ett bra verktyg för att skapa kontroll över resursfördelning och uppföljning av projektet. Här kan du få input bland annat genom projektresursernas tidrapportering.

I Power BI är det enkelt att följa upp, samtidigt som du får en tydlig visualisering av hur det går att vända och vrida på all data. Det innebär att projektledaren i nästa steg kan göra informationen lättförståelig och skicka ut den i en pedagogiskt och visualiserad vy till berörda personer. Genom att göra det kan du se var det lagts tid och var det finns tid kvar att ta av, samtidigt som du får en bild över hur det går.

Inspelat webinar kring förändringsledning:

Så arbetar du aktivt med ditt ledarskap för att skapa energi & laganda i IT-projektet

Se webinar

3. Plocka ut data från hela eller delar av projektet

Det kan finnas en styrgrupp eller andra intressenter som vill veta hur det går i projektet, men som kanske inte är intresserad av alla detaljer. Då är det bra att kunna plocka ut enbart den information som behövs ur era diagram.

I Power BI är det enkelt att få ut just den information som behövs, oavsett om den är övergripande eller mer detaljerad.

4. Fakturering

En projektledare är ofta ansvarig för ett eller flera projekts fakturering. För att få en bra överblick i attest och fakturaunderlag är det en god idé att använda ett verktyg som stöd.

På Endeavor gör vi det i vår egna modul Endeavor Project som går att lägga in som en app till Microsoft Dynamics 365 CE. Här kan du göra grupperingar, delsummor, selekteringar, lägga till, ta bort eller ändra antal timmar och texter. Därefter förs allt över till ERP-systemet för fakturering – vilket fungerar utmärkt mot Business Central.

5. Involvera ledningen!

Glöm inte att det är ledningen som ska sätta ramarna och tillgodose projektet med resurser. En utmaning som man ofta stöter på i projekt är just brist på resurser. För att ledningen ska förstå och kunna göra något åt ett sådant problem krävs det att de är delaktiga och har tillgång till all data.

Genom att visualisera beläggning och fördelning av resurser i Power BI är det lättare att skapa förståelse hos ledningen – så att de (om det behövs) kan fördela om resurserna i tid, och bana väg för ett lyckat projekt.

För ett lyckat projekt är det väldigt viktigt att se till att all relevant data finns och att den är uppdaterad. Genom IT-system som möjliggör detta ger ni er själva goda förutsättningar till att ro projektet i mål, i tid och enligt budget.

Vill du veta mer om hur smarta IT-lösningar kan hjälpa till att effektivisera era processer och bana väg för långsiktiga affärer som baseras på goda relationer? Ladda ner vår guide “Proaktiv försäljning med Dynamics 365” här ⇓.

Guide: Bli proaktiv med rätt verktygslåda!

Guiden lyfter 5 framgångsfaktorer om hur du tar din verksamhet till nya nivåer genom proaktiv försäljning och Dynamics 365!

Ladda ner guiden här!

Vill du ha svar på mer specifika frågor kring projektledning? Mejla Magnus på magnus.franzen@endeavor.se!