CRM- & affärssystem för framtiden

Guide: När är det dags att byta affärssystem?

Vad ska du tänka på inför valet av ett nytt affärssystem? Vi hjälper dig på vägen!

 

Att byta affärssystem är som en ryggradstransplantation för företaget, det är inget du vill göra utan tydliga vinster – eller klargjorda orsaker. De viktigaste frågorna att ställa sig från allra första början är därför – vad ska systemet göra för nytta? Vilket värde ska det skapa i vår organisation? Inom en överskådlig framtid ska du hämta hem investeringen. För att kunna göra det behöver du ha klart för dig vad det nya affärssystemet egentligen är tänkt att åstadkomma.

I den här guiden berättar vi om tydliga varningstecken på att ditt affärssystem inte är optimalt för dina affärsprocesser och kan utgöra ett hinder för företagets utveckling. Vi går igenom vad du bör tänka på när du utvärderar olika alternativ samt vilka möjligheter som finns idag för att få ett affärssystem som är anpassat till din verksamhet.

Steg 1.   5 varningstecken: Därför väljer företag att byta affärssystem

Steg 2.   Att tänka på när du utvärderar olika affärssystem

Steg 3.   Välj en komplett affärslösning som är anpassad efter din verksamhet

 

5 varningstecken: Därför väljer företag att byta affärssystem

 

Här har vi samlat fem tydliga varningstecken på att ditt affärssystem inte är optimalt för dina affärsprocesser och kan utsätta din verksamhet för risk. I dessa situationer är en ny affärslösning oftast ett lönsamt och säkert alternativ.

1. Vi saknar ett bra systemstöd för våra affärsprocesser

En vanlig situation på många arbetsplatser är att medarbetarna upplever att de saknar ett bra stöd för affärsprocesserna. Det kan finnas olika system för olika delar av verksamheten och vissa processer kanske görs helt manuellt. Systemen hänger inte samman och samma data finns på flera olika ställen i organisationen. Det blir mycket handpåläggning för att kunna hantera administrativa processer och på ledningsnivå går det inte att få en komplett bild av verksamheten.

Det är besvärligt att ta fram statistik och rapporter – ofta görs det kanske bara några gånger om året eller en gång i månaden. Istället för att vara proaktiv och agera när något händer agerar man reaktivt och försöker lösa problem i efterhand. Fler konkreta exempel på situationer som kan uppstå hittar du i artikeln: 6 tecken på att du saknar bra stöd för dina affärsprocesser.

Grundproblematiken i den här situationen är att systemen inte hänger samman utan existerar som isolerade öar. Det här är en mycket vanlig situation för företag som överväger att byta affärssystem. Man har mängder med system men känner ändå inte att man får något bra stöd för företagets affärsprocesser.

Endeavor Robert_Linda

2. Vi har inte tillgång till information och statistik när vi behöver det

Att inte ha tillgång till tillförlitlig information är ett problem som hänger nära ihop med den tidigare situationen, nämligen att företagets system inte är sammankopplade. Idag har medarbetare blivit allt mer mobila och vill enkelt kunna nå företagets information, oavsett om de är på kontoret, ute hos kund eller jobbar hemifrån.

Ofta handlar det inte om data i sig, utan om bra statistik. En säljare vill enkelt kunna få statistik på sin försäljning. Den som är ekonomiansvarig vill enkelt kunna skapa rapporter och ta fram prognoser, utan att behöva gräva i flera olika system eller tjata till sig siffror från andra delar av organisationen.

Brist på den här typen av information – statistik, prognoser och analyser – kan verka hämmande på ett företags produktivitet. Man pratar ofta om att det är viktigt att vara proaktiv för att skapa kundlojalitet, men utan rätt verktyg måste man i viss mån gissa sig fram till vad kunder vill ha och hur den ekonomiska ställningen kommer att se ut framöver.

Brist på information ökar även företagets riskexponering, vilket du kan läsa mer om i artikeln: Brist på information hotar ditt företags konkurrenskraft.

3. Vi kan inte leva upp till den service som våra kunder förväntar sig

Att inte kunna ge en bra kundupplevelse har blivit ett ökande problem. I och med e-handeln har konsumenter vant sig vid att de företag de anlitar har bra koll och kan lösa deras problem. I det här sammanhanget brukar man tala om att ha en 360° vy av kunden. Oavsett vem en kund kontaktar på ett företag ska denne ha tillgång till alla interaktioner som kunden har haft med företaget. På så vis får kunderna en mycket mer enhetlig och professionell service.

För att kunna få en 360° vy av kunden behöver affärssystemet vara integrerat med ditt CRM-system. Då är vi tillbaka i den första problematiken, att företagets system inte är sammankopplade utan existerar som isolerade öar.

En smidig hantering av alla kundärenden, liksom ärenden med leverantörer, förutsätter också att du har säkra automatiska flöden för till exempel order- och fakturahantering, vilket vi har diskuterat tidigare i artikeln: Tappar ni kunder för att ni inte kan ge tillräcklig service? En bra kundupplevelse och lojala kunder bygger i allt högre grad på att du har integrerade och moderna system.

4. Vi kan inte agera lika proaktivt som våra konkurrenter

Oron för att inte hänga med och tappa i konkurrenskraft är en annan orsak till varför företag överväger att byta sitt affärssystem. Man känner sig hämmad av sina system och att man inte kan agera lika proaktivt som sina konkurrenter. Det här har vi till viss del tagit upp i tidigare punkter.

Brist på tillförlitlig information gör att man måste gissa sig till kundernas behov istället för att kunna förlita sig på datadrivna analyser. Om affärssystemet inte ger bra stöd för att ta fram statistik och prognoser agerar man i efterhand och reaktivt på problem och försäljningsdata, istället för att utnyttja affärsmöjligheter när de uppstår.

Business intelligence har på senare år blivit ett allt vanligare begrepp – avancerad datadriven analys och prognostisering som ger en djupare verksamhetsinsikt. Business intelligence är ett bra namn, eftersom det förutsätter någon form av intelligent verksamhetsförståelse, istället för intuition och gissningar.

Förutsättningen för att kunna använda sig av business intelligence-verktyg är att du har tillgång till stora mängder strukturerad data. Om din data är spridd i en mängd olika isolerade system så är den allt annat än strukturerad. För att kunna utnyttja din data och bli mer proaktiv har den tekniska plattformen blivit allt viktigare (läs mer om detta i artikeln: Kan du agera lika proaktivt som dina konkurrenter? Det är därför inte förvånande att svårigheter med att agera proaktivt har blivit en viktig anledning för företag att byta affärssystem.

Fatta smartare affärsbeslut

Ta din verksamhet till nästa nivå med en komplett affärslösning.

Ladda ner din guide redan idag!

5. Vårt system ger oss inte tillräckligt med stöd för nya affärsmodeller

Många företag kan känna sig begränsade i sin systemlösning när de vill utveckla nya affärsmodeller. Det gäller till exempel när man vill börja sälja i fler kanaler och ska kombinera försäljning i egna butiker med försäljning på nätet och via återförsäljare.

Ett annat exempel är när man vill omvandla fysiska produkter till abonnemangstjänster eller kombinera en fysisk produkt med någon form av service. Det går oftast att lösa med äldre system men lösningen blir inte alltid optimal. Ibland måste man använda sig av parallella system för olika sorters försäljning och registrera samma kunddata på flera olika ställen.

Att hantera olika prismodeller, rabatterbjudanden och kundkategorier kan bli komplext och kan kräva en hel del manuell administration. Andra situationer som kan vara besvärliga att lösa med ett äldre affärssystem kan du läsa om i artikeln: 4 affärsmodeller som bromsas av dåligt systemstöd.

Utöver nya affärsmodeller finns det andra förändringar i verksamheten som kan bli en utmaning med gamla affärssystem. Det kan röra sig om företagsförvärv, att man har vuxit ur sitt gamla system eller vill gå in i ett nytt verksamhetsområde. Återigen så går det oftast att lösa med äldre typer av affärssystem, men det kräver ofta mycket av organisationen.

Många system är inte anpassade från början för att kunna hantera olika affärsmodeller eller verksamhetsförändringar. Många företag kan därför känna att de är fast i en systemlösning som inte längre harmonierar med verksamheten.

Summering

Vi har nu gått igenom fem varningstecken på att ditt affärssystem inte är optimalt och till och med kan utsätta ditt företag för risk. I nästa del ska vi se närmre på nya affärssystem och vad du bör ha i åtanke när du utvärderar olika alternativ.

Att tänka på när du utvärderar olika affärssystem

Alla de situationer som har räknats upp tidigare i artikeln har ofta uppstått på grund av att företaget antingen har ett för gammalt affärssystem eller att man har vuxit ur sin systemlösning. Som utgångspunkt när du överväger ett nytt system bör du alltså försöka hitta en lösning som:

  • Uppgraderas automatiskt så att du inte behöver oroa dig för att affärssystemet blir omodernt eller att du måste göra dyra uppgraderingar med jämna mellanrum.
  • Är flexibel, så att du kan ändra systemet vartefter verksamheten förändras. Systemet ska även enkelt gå att skala upp om företaget växer.

Hur ska då ett modernt affärssystem som uppfyller kraven ovan fungera?

En plattform för att skapa en unik affärslösning

Smarta moderna affärssystem kan liknas vid en mobiltelefon. Mobilen fungerar som en plattform där du själv lägger till de applikationer som du vill ha och behöver. Alla appar använder sig dock av dina kontakter. Med andra ord är datan centraliserad och finns på endast ett ställe. Det underlättar hanteringen av dina appar, och du kan enkelt spåra fel och dubbelregistreringar av kontakter.

På samma sätt fungerar flexibla affärssystem. Du har en plattform där du lägger till de funktioner som du behöver för din verksamhet, såsom ekonomi, försäljning, service och drift. Med en fullt integrerad lösning finns din data samlad på ett och samma ställe och kan nås och uppdateras från alla funktioner och program som dina medarbetare jobbar med.

Med ett riktigt bra affärssystem kan du även enkelt lägga till tredjepartsapplikationer och system, liksom utveckla egna appar. Du bygger därmed en affärslösning som både är komplett och unik för ditt företag och ditt erbjudande.

Det här är en viktig konkurrensfördel. Om du skulle ha exakt samma system som alla andra skulle det vara svårare för dig att sticka ut ur mängden och göra en verklig skillnad för dina kunder. Dessutom är det den här formen av flexibilitet det som möjliggör att systemet kan ändras i takt med din verksamhet.

Viktiga aspekter när du utvärderar affärssystem är alltså att de ska kunna erbjuda en full integration och att du ska kunna välja till och välja bort program och funktioner.

Uppgradering och tillväxt

Idag är så gott som alla affärssystem molnbaserade. Du behöver därför inte installera systemet på en företagsserver utan kan nå det via en klient på datorn, via en app på telefonen eller genom webb-login. Att systemen är molnbaserade förenklar när företaget växer eller förändras eftersom du betalar en löpande kostnad per person och månad. Det underlättar även när du ska beräkna kostnaden för din systemlösning.

utvärdering av nytt CRM-system

Andra viktiga aspekter när du utvärderar olika alternativ

Ytterligare aspekter som du bör se över när du utvärderar olika affärssystem är:

  • Säkerhet. Din data ska lagras på ett säkert sätt och du ska ha kontroll över din data, även när du går över till en molnleverantör. Du behöver också se till att systemet ger dig stöd för att följa regleringar och lagkrav, såsom säker hantering av personuppgifter.
  • Användarvänlighet. Många medarbetare kan vara trötta på att behöva lära sig ytterligare ett system. Att systemet är lätt att lära sig är viktigt i valet av systemleverantör.
  • Integration med befintliga system. Affärssystemet bör kunna integreras med andra befintliga system som du inte planerar att byta ut, till exempel CRM-system.

Summering

I den här delen har vi gått igenom vad du bör tänka på när du utvärderar olika alternativ. I nästa del ska vi se närmre på det affärssystem som vi arbetar med på Endeavor – Microsoft Dynamics 365 Business Central.

 

Välj en komplett affärslösning som är anpassad efter din verksamhet

Att implementera ett nytt affärssystem är en investering. Som nämndes i inledningen till den här artikeln ska ett nytt affärssystem generera ett värde för organisationen så att investeringen blir lönsam.

Vår erfarenhet, efter att ha implementerat mer än 200 system hos företag av olika storlekar och i olika branscher, är att de som får ut mest nytta av sina system är de företag som:

  • Implementerar en affärslösning som är anpassad efter deras verksamhet.
  • Utnyttjar möjligheterna med ny teknik, i form av bland annat automatisering, ökad mobilitet och avancerad dataanalys.

En lönsam implementering av ett nytt affärssystem ställer krav på oss båda, både på dig som är kund och på oss som systemleverantör. För att få en så optimal lösning som möjligt behöver du analysera era verksamhetsbehov och fundera igenom hur ni vill att den nya lösningen ska fungera.

Som leverantör behöver vi vara lyhörda för era behov och skapa en lösning som inte bara är anpassad efter era affärsprocesser, utan som även lyfter er verksamhet till nästa nivå.

En komplett, flexibel och kostnadseffektiv lösning

Vi har valt att jobba med Microsoft Dynamics 365 Business Central eftersom det är en komplett lösning som är både flexibel och kostnadseffektiv. Business Central integrerar företagets alla affärsprocesser, från ekonomi och försäljning till service och logistik. Du har även möjlighet att koppla in en mängd andra funktioner, i linje med dina verksamhetsbehov, till exempel CRM och e-handel.

Med Business Central kan du få en anpassad lösning som bygger på ett stort utbud av standardelement. Ditt affärssystem blir därför både unikt och kostnadseffektivt. Genom att koppla in nya funktioner kan ditt system enkelt förändras vartefter verksamheten utvecklas.

Produktivitetsverktyg och affärssystem i en och samma lösning

En stor fördel med Business Central är att det är det enda affärssystemet som kan erbjuda en full integration mot produktivitetsverktyg som Word, Excel och alla de andra verktyg du har tillgång till i Office 365.

Systemet är lätt att lära sig eftersom medarbetarna kan känna igen sig i de gränssnitt som de redan använder. De kan till och med arbeta i affärssystemet direkt från sin inbox, genom att öppna ett meddelande från en kund och skapa en offert direkt i mejlen.

Systemet är alltså både användarvänligt och sparar tid.

Centraliserad data en förutsättning

För oss har det varit viktigt att arbeta med ett system som är säkert, både när det gäller datasäkerhet och möjlighet att efterleva lagkrav som GDPR. Båda dessa aspekter förenklas genom att datan är centraliserad och bara finns på ett ställe.

Centraliserad och, som vi nämnde tidigare, strukturerad data underlättar vid analys och prognostisering, något som vi har märkt att många av våra kunder har svårt att göra med sina gamla system. Automatiserade flöden och påminnelser blir också möjliga genom att du har bra kontroll på din data.

Få ut mesta möjliga nytta av ditt nya affärssystem

Många av våra kunder fokuserar på det som är här och nu och vill lösa de problem som finns idag. För att systemet ska bli riktigt lönsamt ska du investera i en plattform som gör mesta möjliga nytta för ditt företag även i framtiden.

 

Vill du veta mer är du varmt välkommen att kontakta vår expert Anders (se uppgifter nedan). Du kan också ladda ner vår guide som ger dig goda råd inför upphandlingen av ett nytt affärssystem. Eller teckna upp dig för en kostnadsfri provperiod för att lära dig mer om de olika funktionerna i Microsoft Dynamics 365 Business Central.

Anders Brunmarker

Anders Brunmarker

Försäljningschef

Anders är expert på affärssystem och kan allt om hur du kan få ut full potential i din affärsprocess.

anders.brunmarker@endeavor.se
+46 735 19 88 09